Notice d’information relative aux traitements de données à caractère personnel opérés en matière d’accueil, d’encadrement et d’éducation des enfants dans les structures de la commune

Dans le cadre de ses missions de soutien aux familles résidant sur le territoire de la commune de Beckerich, l'Administration communale de Beckerich, en sa qualité de gestionnaire du Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp, assure l'accueil, l'encadrement et l'éducation des enfants scolarisés en dehors des horaires d'enseignement.

Afin de garantir un accompagnement adapté aux besoins de chaque enfant fréquentant le SEA Dillendapp, l'Administration communale de Beckerich collecte et traite des données à caractère personnel concernant les enfants ainsi que leurs représentants légaux (ci-après les « personnes concernées »).

Ces données sont collectées, dans un premier temps, afin de traiter les demandes d'admission et de gérer les inscriptions au SEA Dillendapp. Elles sont ensuite traitées dans le cadre de l'organisation et de la gestion des prestations d'accueil, d'encadrement et d'éducation, y compris les activités pédagogiques, l'aide aux devoirs, ainsi que la commande, la préparation et la distribution des repas.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après le « RGPD »), la présente notice d'information a pour objet d'informer les personnes concernées, de manière claire et transparente, sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par l'Administration communale de Beckerich, en sa qualité de responsable du traitement, dans le cadre de l'inscription des enfants au SEA Dillendapp et des services qui y sont proposés, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.

1. Coordonnées du responsable du traitement et de son délégué à la protection des données

L'Administration communale de Beckerich, en sa qualité de responsable du traitement, collecte et traite des données à caractère personnel vous concernant ainsi que concernant votre/vos enfant(s) dans le cadre de ses missions d'intérêt public, de ses obligations légales ainsi que de l'exécution des relations contractuelles découlant de l'inscription et de l'accueil de l'enfant au Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp.

Les coordonnées du responsable du traitement sont les suivantes :

Administration communale de Beckerich
6, Dikrecherstrooss
L-8523 Beckerich
Tél. : (+352) 26 669 - 100
Courriel : [email protected]

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) :

Par courriel : [email protected]
Par voie postale :
Délégué à la protection des données
Administration communale de Beckerich
6, Dikrecherstrooss
L-8523 Beckerich

2. La licéité, les finalités du traitement et les catégories de données traitées

La licéité du traitement
L'Administration communale de Beckerich traite les données à caractère personnel des enfants accueillis au Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp ainsi que celles de leurs représentants légaux sur les bases juridiques suivantes :

Exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD)
Les traitements sont nécessaires à l'exécution du contrat d'accueil conclu entre les représentants légaux de l'enfant et l'Administration communale de Beckerich. Ils concernent notamment :

- le traitement des demandes d'inscription ;
- l'admission de l'enfant ;
- l'organisation de l'accueil ;
- le suivi administratif de l'inscription ;
- la gestion des prestations fournies par le SEA Dillendapp.

Consentement (article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD)
Lorsque le traitement ne repose sur aucune autre base juridique, l'Administration communale de Beckerich sollicite le consentement des représentants légaux, notamment pour :

- la prise de photographies ou de vidéos de l'enfant ;
- la publication éventuelle de ces photographies ou vidéos sur le site internet communal, les réseaux sociaux, les publications communales ou tout autre support de communication de la commune.

Le consentement peut être retiré à tout moment.

Respect d'une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD)
Certains traitements sont nécessaires afin de respecter les obligations légales auxquelles est soumise l'Administration communale de Beckerich, notamment en matière :

- de facturation ;
- de comptabilité ;
- de gestion des accidents ;
- de respect des obligations imposées par la législation applicable aux services d'éducation et d'accueil.

Exécution d'une mission d'intérêt public (article 6, paragraphe 1, point e) du RGPD)
L'Administration communale de Beckerich traite également les données dans le cadre de l'exercice de ses missions d'intérêt public, notamment afin d'assurer :

- la gestion des demandes d'inscription et des admissions ;
- la gestion quotidienne des présences ;
- l'accueil, l'encadrement et le suivi éducatif des enfants ;
- l'organisation des activités pédagogiques et récréatives ;
- l'organisation de l'aide aux devoirs ;
- la commande, la préparation et la distribution des repas ;
- la communication avec les représentants légaux ;
- la gestion administrative du SEA Dillendapp.

Traitement de catégories particulières de données
Lorsque cela est nécessaire à l'accueil de l'enfant, l'Administration communale de Beckerich peut être amenée à traiter certaines données relatives à la santé (par exemple : allergies, intolérances alimentaires, traitements médicaux, informations médicales utiles en cas d'urgence).

Ces traitements reposent, selon les cas, sur :

- l'article 9, paragraphe 2, point c) du RGPD, lorsqu'ils sont nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux de l'enfant ;
et/ou
- l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD, lorsque les représentants légaux ont donné leur consentement explicite.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Les principales bases légales applicables
Les traitements réalisés par l'Administration communale de Beckerich reposent notamment sur les textes suivants :

- le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ;
- la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 ;
- les articles 16 et 17 de la loi modifiée du 6 février 2009 portant organisation de l'enseignement fondamental ;
- la loi modifiée du 4 juillet 2008 sur la jeunesse ;
- le règlement grand-ducal modifié du 13 février 2009 instituant le Chèque-Service Accueil ;
- le règlement grand-ducal du 27 juin 2016 portant exécution des dispositions relatives au Chèque-Service Accueil ;
- la loi modifiée du 19 juin 2013 relative à l'identification des personnes physiques, au registre national des personnes physiques, à la carte d'identité, aux registres communaux des personnes physiques ;
- le règlement-taxe de la Commune de Beckerich relatif au Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp ;
- toute autre disposition légale ou réglementaire applicable.

Les finalités du traitement
Les données à caractère personnel sont traitées notamment afin de :

- gérer les demandes de préinscription et d'inscription ;
- évaluer les conditions d'admission ;
- communiquer les décisions d'admission ou de refus ;
- organiser l'accueil quotidien des enfants ;
- assurer leur encadrement et leur suivi éducatif ;
- organiser les activités pédagogiques, culturelles, sportives et récréatives ;
- organiser l'aide aux devoirs ;
- assurer la commande, la préparation et la distribution des repas ;
- gérer les situations d'urgence et les accidents ;
- déterminer la participation financière des représentants légaux ;
- établir et gérer la facturation des prestations ;
- assurer la gestion administrative du Chèque-Service Accueil ;
- communiquer avec les représentants légaux ;
- traiter les réclamations ou recours éventuels ;
- réaliser des photographies et, le cas échéant, les publier lorsque le consentement préalable a été donné.

Les catégories de données traitées
Selon les besoins, l'Administration communale de Beckerich traite notamment les catégories de données suivantes :

Données d'identification
- nom et prénom ;
- date et lieu de naissance ;
- sexe ;
- numéro d'identification national ;
- adresse.

Données concernant les représentants légaux
- identité ;
- coordonnées de contact ;
- informations nécessaires à la facturation.

Données relatives à l'accueil
- inscriptions ;
- présences ;
- horaires ;
- groupes ;
- activités fréquentées ;
- personnes autorisées à reprendre l'enfant ;
- contacts d'urgence.

Données relatives à la santé
Lorsque cela est nécessaire à l'accueil de l'enfant :
- allergies ;
- intolérances alimentaires ;
- informations médicales utiles ;
- traitements médicaux à administrer, le cas échéant.

Données financières
- données relatives au Chèque-Service Accueil ;
- participation financière des représentants légaux ;
- données nécessaires à la facturation.

Données de communication
Lorsque le consentement a été donné :
- photographies et vidéos de l'enfant.

3. Les sources des données et leurs destinataires

Les sources des données
des représentants légaux de l'enfant, notamment lors de la demande d'inscription au Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp ainsi que tout au long de la prise en charge de l'enfant :

- des personnes concernées elles-mêmes lorsqu'elles communiquent des informations complémentaires ou donnent leur consentement à certains traitements (par exemple pour la prise et la publication de photographies) ;
- du registre communal des personnes physiques lorsque la consultation de certaines données est nécessaire à l'exercice des missions de l'Administration communale de Beckerich ;
- du Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse dans le cadre de la gestion du Chèque-Service Accueil (CSA) ;
- de la Ligue médico-sociale, notamment lorsqu'un Projet d'accueil individualisé (PAI) est mis en œuvre dans l'intérêt de l'enfant ;
le cas échéant, d'autres autorités ou services compétents (par exemple un service social), lorsque la législation l'autorise ou lorsque ces informations sont nécessaires à la prise en charge de l'enfant.

Les destinataires des données
Les données à caractère personnel sont accessibles uniquement aux personnes habilitées à les traiter dans le cadre de leurs fonctions.
Selon les finalités poursuivies, elles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :

Au sein de l'Administration communale de Beckerich
- les collaborateurs du Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp ;
- les services administratifs compétents de l'Administration communale de Beckerich, notamment les services en charge de l'administration, de la comptabilité, de la facturation, de l'informatique et de la communication.

Sous-traitants
L'Administration communale de Beckerich fait appel à des sous-traitants agissant exclusivement pour son compte et sur ses instructions, notamment :

- le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI), en qualité de prestataire informatique, pour l'hébergement, la maintenance et l'exploitation du logiciel GESCOM, utilisé pour la gestion administrative du SEA Dillendapp ;
- les prestataires chargés de l'hébergement ou de la maintenance des systèmes informatiques ;
- les prestataires intervenant, le cas échéant, dans le cadre des services de communication ou d'autres prestations nécessaires au fonctionnement du SEA.

Ces sous-traitants sont liés à l'Administration communale de Beckerich par des contrats conformes à l'article 28 du RGPD et ne traitent les données que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions.

Autorités et organismes publics
Lorsque la législation l'impose ou l'autorise, certaines données peuvent être communiquées notamment :

- au Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse, notamment dans le cadre de la gestion du Chèque-Service Accueil (CSA) ;
- aux autorités judiciaires ou administratives compétentes ;
- aux services de secours ou aux professionnels de santé lorsqu'une intervention est nécessaire pour préserver la santé ou les intérêts vitaux de l'enfant.

Assurances
En cas d'accident ou de sinistre impliquant un enfant accueilli au SEA Dillendapp, les données strictement nécessaires peuvent être communiquées à la compagnie d'assurance de l'Administration communale de Beckerich ou à toute autre partie concernée par la gestion du dossier

Communication
Lorsque les représentants légaux ont donné leur consentement, des photographies ou des vidéos de l'enfant peuvent être utilisées sur les supports de communication de l'Administration communale de Beckerich, notamment :

- le site internet de la commune ;
- les réseaux sociaux officiels de la commune ;
- les publications communales ;
- tout autre support de communication institutionnelle.

4. Collecte des données auprès des personnes concernées : caractère obligatoire de la fourniture des données et conséquences d'un refus

La fourniture des données à caractère personnel est obligatoire lorsqu'elle est nécessaire :

- à l'exécution du contrat d'accueil conclu avec l'Administration communale de Beckerich ;
- à l'exécution d'une mission d'intérêt public confiée à l'Administration communale de Beckerich
- au respect d'une obligation légale à laquelle l'Administration communale de Beckerich est soumise ;
- à la sauvegarde des intérêts vitaux de l'enfant, notamment en cas d'urgence médicale.

En l'absence des informations nécessaires, l'Administration communale de Beckerich ne sera pas en mesure d'assurer un accueil, un encadrement et un suivi adaptés aux besoins de l'enfant. Dans certains cas, cette situation pourra empêcher l'inscription de l'enfant au Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp ou limiter la fourniture de certaines prestations.

En revanche, lorsque le traitement repose sur le consentement, notamment pour la prise et la publication de photographies ou de vidéos de l'enfant, la fourniture de ces données est facultative. Les représentants légaux sont libres d'accorder ou de refuser leur consentement, ou de le retirer à tout moment, sans que cette décision n'ait de conséquence sur l'accueil ou l'encadrement de leur enfant au SEA Dillendapp.

5. Durée de conservation
Les données à caractère personnel relatives à l'inscription de l'enfant ainsi qu'à la gestion des prestations du Service d'éducation et d'accueil (SEA) Dillendapp sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation contractuelle.

À l'issue de celle-ci, les données sont conservées pendant une durée maximale de dix (10) ans, lorsque cette conservation est nécessaire afin de respecter les obligations légales, comptables, fiscales ou de permettre l'exercice ou la défense de droits en justice.

Les données relatives à la facturation sont conservées conformément aux délais de conservation prévus par la législation comptable et fiscale applicable.

Les données relatives à la santé sont conservées uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la prise en charge de l'enfant et sont supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sauf obligation légale contraire.

Les photographies ou vidéos publiées sur les supports de communication de l'Administration communale de Beckerich sont conservées pendant la durée de leur publication. Elles peuvent ensuite être archivées lorsque cette conservation répond à une finalité d'archivage dans l'intérêt public, conformément à la législation applicable.

Les durées de conservation mentionnées ci-dessus s'appliquent sans préjudice d'une conservation plus longue lorsque celle-ci est requise par une disposition légale ou réglementaire ou lorsqu'elle est effectuée à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, conformément au RGPD et à la législation luxembourgeoise applicable.

6. Le transfert de vos données vers un pays tiers

Vos données sont traitées au sein de l’espace économique européen. La commune ne transfère aucune donnée vers un pays tiers (c’est-à-dire ne faisant pas partie de l’espace économique européen).

7. Les droits de la personne concernée

Vous disposez des droits prévus par les dispositions du chapitre III (articles 12 à 22) du RGPD. Vous pouvez ainsi, dans les limites de la législation applicable, accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15), obtenir la rectification des données inexactes ou incomplètes (article 16) et obtenir l’effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l’article 17 du RGPD.

Pour les traitements opérés sur base de l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi la commune, vous avez également, dans les limites de la législation applicable, le droit de vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l’article 21 du RGPD.

Le traitement de vos données n’implique pas de prise de décision automatisée produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Toute communication relative à une demande d’information, concernant une réclamation ou quant à l’exercice de vos droits prévus par les dispositions du RGPD est à adresser au délégué à la protection des données de la commune.

8. Réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD)
Si, après avoir contacté l'Administration communale de Beckerich ou son délégué à la protection des données, vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel n'est pas conforme au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ou que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission nationale pour la protection des données (CNPD).

Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux

Tél. : (+352) 26 10 60-1

Site internet : https://cnpd.public.lu

[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)